Clinical Documentation System
Klinische Studien verlässlich dokumentieren – über zwölf Jahre weiterentwickelt
- Auftraggeber
- Uniklinik Köln / Healex
- Zeitraum
- Jan 2010 – Dez 2021
- Branche
Herausforderung
Das Dokumentationssystem musste medizinische Daten zuverlässig erfassen und zugleich mit neuen Studien, Regeln und Nutzergruppen wachsen. Änderungen durften den laufenden klinischen Betrieb nicht unnötig stören. Später kam mit nNGM ein neuer fachlicher Schwerpunkt hinzu, der deutlich andere Abläufe und Daten erforderte.
Beitrag und Lösung
Rolle
Wir verbanden über zwölf Jahre UX/UI Design, Usability Engineering und Product Ownership – zunächst für Systems R&D der Uniklinik Köln, später für Healex. Dazu gehörten Analyse, Priorisierung, Spezifikation, Tests und laufende Qualitätssicherung.
Vorgehen
Wir begannen bei den konkreten Aufgaben der Nutzer: Daten erfassen, Pflichtangaben prüfen, Fehler vermeiden und Fälle weiterbearbeiten. Interviews, Beobachtungen und moderierte Tests lieferten die Grundlage für schrittweise Verbesserungen. Neue Funktionen wurden in die bestehende Arbeitslogik integriert, statt das System in einem riskanten Komplettumbau zu ersetzen.
Lösung
Das System führt von der Patientenerfassung durch strukturierte Eingabemasken bis zur Prüfung der Daten. Klare Pflichtfelder, Validierungszustände und wiederverwendbare Komponenten unterstützen konsistente Eingaben. Für nNGM kamen eigene Module zur Einreichung und Bearbeitung genomischer Anforderungen hinzu.
Leistungsumfang
- Arbeitsabläufe mit Dokumentaren, Prüfärzten und weiteren Fachrollen untersuchen
- Rollen, Aufgaben, Eingaberegeln und Systemgrenzen strukturieren
- Anforderungen und Spezifikationen für klinische Studien ausarbeiten
- Moderierte Usability-Tests planen, durchführen und auswerten
- Eingabemasken und Nutzerführung schrittweise modernisieren
- Wiederverwendbare Komponenten für neue Module aufbauen
- Product Ownership, Priorisierung und Qualitätssicherung übernehmen
- System für die Abläufe des nNGM-Registerprojekts erweitern
Ergebnis und Wirkung
Wirkung
Das Clinical Documentation System wurde über mehr als ein Jahrzehnt in klinischen Studien- und Registerkontexten weiterentwickelt. Die Erweiterung für nNGM zeigt, dass eine gewachsene Anwendung auch neue fachliche Aufgaben aufnehmen kann, wenn Anforderungen, Bedienung und Qualitätssicherung gemeinsam betrachtet werden.
Ergebnisse
- Zwölf Jahre kontinuierliche Weiterentwicklung im klinischen Kontext
- Konkrete Verbesserungen aus Beobachtungen und Usability-Tests
- Bestehendes System für grundlegend neue nNGM-Abläufe erweitert
- Gemeinsame Komponentenbasis für neue und modernisierte Module
- Langfristige Verbindung von Fachanforderungen, UX und Qualitätssicherung
Erkenntnis
Bei langfristig eingesetzten Fachsystemen entsteht Akzeptanz durch nachvollziehbare, schrittweise Verbesserungen. Konkrete Aufgaben und Tests mit Nutzern waren verlässlicher als abstrakte Designannahmen; Kontinuität war oft wertvoller als ein vollständiger Neustart.
